新着情報 Dropbox Businessを採用、
国内全作業所にて導入開始
約5,600名に対するセキュアな情報共有システムの構築で、働き方改革を実現

2020/09/08

戸田建設(株)(社長:今井 雅則)は、「Dropbox Business Enterprise(以下Dropbox)」を、全国の作業所を中心に、全社員約5,600名(派遣社員を含む)に向けて導入・展開したことを発表します。
今回のDropboxの展開により、取引先や協力会社とのデータ共有を安全に行うとともに、自宅や外出先等どこからでも必要なデータにアクセスできる環境を構築することができました。その結果、建設作業所を中心とした全社働き方改革の一層の推進を図るとともに、コロナ禍で求められるテレワーク率の大幅拡大にもスムーズに移行できています。
また、オンラインのドキュメントツールである「Dropbox Paper」や、オンラインの共同作業場である「Dropbox Spaces(スペース)」を用いて、オンラインでの共同作業を積極的に推進しています。今後は、既存の社内ITシステムとDropboxをAPIで連携することで、デジタル技術による生産性向上をさらに加速していきます。

「Dropbox」の採用で3つの課題を解決

当社では、作業所において物理サーバーとG-Suiteを併用していました。しかし、既存のソリューションでは特定サービスのアカウントを利用する必要があったり、一部の取引先や協力会社と社外共有が出来ない(各社のポリシー上)等の課題があり、情報システム部門では基本的に社内利用のみを推奨していました。そこで2019年4月頃から検討し始めたのが、Dropboxでした。選定にあたっては、以下の3点を考慮しました。

  • 発注者や設計事務所、協力会社や資機材メーカーとスムーズでセキュアな情報共有や共同作業を行う環境が構築できる
  • 電波状況の悪い超高層階や地下階、僻地にある作業所でもパフォーマンスが確保できる
  • ITリテラシーの有無に関係なく、だれもが容易に操作できる

製品選定に当たっては、大容量データを取り扱う部署で評価したほうが効果測定に最適だとの判断から、数10GBのファイルも扱うことがあるBIM運用部門で評価を実施しました。その結果、電波のつながりにくい場所でもダウンロードエラーが起こりにくいなど、20GBを超えるBIMファイルの同期速度や操作性についても高い評価が得られたことから、Dropboxの採用に至りました。

どこからでもデータへのアクセス可能に

建設会社では、事務所を工事現場内またはその付近に設置しています。しかし工事によっては、事務所と工事現場が距離的にとても離れていたり、工事現場の敷地が広大であるため、修正された図面情報や資料がリアルタイムで現地に伝えられない場合がある、という課題を抱えていました。
今回、Dropboxを導入したことで、インターネットがつながる場所ならばどこからでもデータへのアクセスが可能となりました。たとえば工事現場にいながらにしてiPadで常に最新版の図面や資料を確認することが可能となり、大幅な業務効率向上につながっています。
なお、工事現場のみならず在宅勤務中や出張中であっても、事務所で使用しているデータがそのまま使用できることや、オフラインモードの利用により、ネットワークが著しく悪い環境下でも資料の更新ができることも、働き方改革につながる大きなメリットに繋がりました。

外部とのデータ共有作業の効率化

今までは、設計事務所や協力会社との図面のやりとりはメールの添付で行っていました。送付できるデータ量にも制限があるため、ファイルごとに圧縮をしたり、大容量送信サービスを使用したりと、送信作業に時間を取られていました。また、変更が発生するたびにバージョンが異なる図面が生まれるため、図面の最新版管理にも課題を抱えていました。
Dropboxを採用したことで、URLリンクによるデータ共有や、フォルダに対して閲覧権限を与えるということもできるため、データ送付作業を軽減できます。また、社内外に対して、フォルダごとに細かく編集権限・閲覧権限を付与できるため、相手によって閲覧できる資料を限定したり、逆に共同で施工図を編集したり、といった使い方もできます。
「どこからでも、誰とでも情報を共有できる」というDropboxの機能は、建設プロジェクトにおける図面や資料の最新版管理に非常に有効です。例えば「最新版平面詳細図」といったフォルダを社外の人間も閲覧できるようにしておけば、他の場所にいる設計事務所の担当者や、現場で作業中の協力会社職長など、誰でも同時に最新版の図面が見られるようになります。

物理サーバーの撤去によるコスト削減効果
およびデータ消失リスクの軽減

今までは、各事務所に物理サーバーを設置して管理していましたが、落雷・大雨・火事による故障、あるいは盗難などでデータが消えてしまうリスクを抱えていました。
今回Dropboxを導入したことで、当社では、新たに着工した新規作業所における物理サーバーの設置をすべて取りやめました。これにより、今までかかっていた機器メンテナンスの人件費、数年ごとの設備更新費用を大幅に削減できます。今後は、稼働中作業所においても、Dropboxへのデータ移行を進め、物理サーバーの撤去を行う予定です。
Dropbox は幾重もの冗長性を持たせることでデータ紛失を防ぎ、可用性を確保しています。ファイル ブロックの格納には、社内のシステムとサード パーティのシステムを使用しており、どちらも 99.999999999 % 以上の年間データ耐久性を提供するように設計されています。また、誤操作などによりデータを消去してしまった場合でも、180日間以内なら復旧が可能です。

今後の展開:
Dropbox PaperやDropbox Spacesの活用により、さらなる業務改善を

Dropboxには、オンラインのドキュメントツールである「Dropbox Paper」や、「Dropbox Spaces(スペース)」という共同作業に特化したツールがあります。これらのツールを活用すると、たとえば図面や会議資料、文書等を共同で編集したり、コメントを追加したり、さらには担当者に作業を割り振って進捗管理を行い、共有することができます。すでに一部の部門で活用が進むこれらのツールですが、今後は全社的に活用することにより、さらに共同作業を加速していくことを目指しています。
業務の進捗を各プロジェクトの担当者が、同じチームで仕事をするメンバー全員と確認することで、業務の遅れを防ぎ、共同作業でよりよいコンテンツを作り出していくことができます。これらの機能を利用しての業務改善をおこなうことで、新たな発想が生まれることも期待しています。
また、海外現地法人や営業所などにも順次展開していくなど、海外プロジェクトでもDropboxを積極的に活用していく予定です。

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Dropbox Japan について

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